Le 25 mars 2020 était adoptée l’ordonnance n°2020-321 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de Covid 19.
Cette ordonnance devrait permettre aux sociétés de tenir leurs assemblées générales annuelles, qui rappelons le doivent être tenue dans les 6 mois précédents la clôture des comptes. Cette ordonnance est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020.
L’ordonnance généralise l’utilisation des moyens tels que la visioconférence afin que les assemblées puissent avoir lieu. Cette faculté n’est pourtant pas nouvelle. En effet l’ordonnance n°2017-747 du 4 mai 2017 avait ainsi prévu cette possibilité pour les sociétés anonymes. L’article L225-103-1 prévoit ainsi que « les statuts peuvent prévoir que, sans préjudice des dispositions du I de l’article L. 225-107, les assemblées générales extraordinaires mentionnées à l’article L. 225-96 et les assemblées générales ordinaires mentionnées à l’article L. 225-98 sont tenues exclusivement par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant l’identification des actionnaires. »
De même dans les SARL cette faculté était déjà prévue par l’article L223-27 du Code de commerce qui autorise l’utilisation de la visioconférence pour les assemblées générales autres que celles annuelles, si les statuts prévoient cette possibilité.
Par conséquent quels sont les apports de cette ordonnance par rapport aux dispositifs déjà existants ?
Les règles de convocation des assemblées
On peut d’ores et déjà souligner que cette ordonnance à un champ d’application rationae personae très large. Elle vise aussi bien les personnes morales de droit privé, que les entités dépourvues de personnalité. En effet l’article 1 en dresse une liste non exhaustive, sont notamment concernés :
Les sociétés civiles et commerciales, les masses de porteurs de valeur mobilières ou de titres financiers, les groupements d’intérêt économique, les coopératives, les mutuelles. Ainsi pourront bénéficier de la faculté de tenir leur AG des sociétés ou entités pour lesquelles le recours à la visioconférence n’était pas prévue par le législateur.
Ensuite si la possibilité de tenir des assemblées sans réunir les associés était déjà prévue pour certaine société comme les SARL, SA et société en commandite par actions (par renvoi) ce mode de tenue des assemblées devait être prévu dans les statuts de la Société.
L’article 5 de l’ordonnance étend cette possibilité dans les hypothèses ou aucune clause des statuts n’a prévu ce mode de consultation y compris pour la tenue des assemblées portant approbation des comptes annuels.
En revanche le recours à une conférence téléphonique ou audiovisuelle ne doit pas empêcher d’identifier les participants, l’article 5 II de l’ordonnance ajoute que les moyens techniques mis en œuvre doivent à minima transmettre la voix des participants.
Pour les SARL, et les Sociétés en noms collectifs autorisées par la loi à prendre des décisions d’assemblée par voie de consultation écrite, l’article 6 de l’ordonnance étend cette possibilité sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire.
Enfin l’ordonnance a prévu le cas où les formalités de convocation de l’assemblée auraient déjà été accomplies. Dans cette hypothèse, les associés doivent être avertis par tous moyens de la décision de tenir l’assemblée sans réunion des associés trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.
Les règles de convocation des organes collégiaux, d’administration, de surveillance et de direction
L’ordonnance a également admis que les organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction puissent tenir leur réunion au moyen de conférence téléphonique ou audiovisuelle. Ici encore, cette faculté était prévue par l’article L225-37 du Code de commerce qui permettait au conseil d’administration de prévoir la tenue de réunion par voie de visioconférence ou de télécommunication à la double condition que le règlement intérieur prévoit cette possibilité et que ces dispositions ne soient pas contraires aux statuts. L’article 8 supprime ces conditions, il écarte aussi les exceptions prévues à l’article L225-37. En effet ce mode de consultation n’était pas envisagé pour les réunions ayant pour objet l’arrêté des comptes annuels et le rapport de gestion.
Enfin notons que l’ordonnance 2020-318 a permis d’allonger le délai donné aux groupements de droit privé pour approuver les comptes annuels, ce délai est ainsi prorogé de trois mois.
Le Covid 19 ne sera donc pas une excuse pour ne pas tenir son assemblée générale annuelle.
